Printeris apstājas tieši pirms rēķinu izdrukas, pildspalvas pazūd ātrāk nekā tiek nopirktas, bet virtuvē beidzas papīra dvieļi. Šādas situācijas parasti nerodas tāpēc, ka birojā trūkst liela budžeta. Tās rodas tad, ja ikdienas preces birojam tiek iegādātas tikai brīdī, kad kaut kas jau ir beidzies.
Praktiski organizēts birojs neprasa sarežģītu sistēmu. Pietiek saprast, kuras preces tiek lietotas katru dienu, kuras vajadzīgas noteiktos periodos un kuras ir vērts turēt nelielā rezervē. Tas ļauj izvairīties no steidzamiem pirkumiem, liekiem braucieniem un dārgākām izvēlēm.
Ikdienas preces birojam sākas ar reālu patēriņu
Pirmais solis nav garš iepirkumu saraksts, bet īss pārskats par to, kas jūsu birojā patiešām tiek izmantots. Piecu cilvēku komandai vajadzēs citus krājumus nekā klientu apkalpošanas punktam, noliktavas birojam vai viesu namam. Arī darba paradumi atšķiras: vienā vietā daudz drukā dokumentus, citā svarīgāka ir sūtījumu iepakošana, sanitārās telpas vai kafijas zona.
Pārskatiet iepriekšējo divu vai trīs mēnešu pirkumus. Tas ātri parāda, kuras pozīcijas jāpasūta regulāri. Ja viena un tā pati prece tiek meklēta katru nedēļu, tai jābūt pastāvīgā pamatkrājuma sarakstā. Savukārt sezonas dekori, dāvanu maisiņi vai īpaši kancelejas piederumi nav jātur lielā daudzumā visu gadu.
Biroja pamatvajadzības parasti var sadalīt četrās grupās:
- rakstāmpiederumi un dokumentu piederumi;
- drukāšanas, marķēšanas un sūtījumu materiāli;
- higiēnas un uzkopšanas preces;
- virtuves, atpūtas zonas un viesu vajadzībām paredzētās preces.
Šāds sadalījums palīdz pasūtījumu veikt ātrāk. Tas ir īpaši noderīgi uzņēmumos, kur biroja saimniecību kārto cilvēks, kuram līdzās ir arī citi darba pienākumi.
Kancelejas preces, kuras beidzas nepamanīti
Pildspalvas, piezīmju bloki, līmlapiņas, mapes un papīrs bieži tiek uztverti kā sīkumi. Taču tieši šīs preces visbiežāk ietekmē ikdienas darba ritmu. Ja darbiniekiem jāmeklē marķieris noliktavas etiķetei vai aploksne svarīgam sūtījumam, tiek tērēts laiks, kuru parasti neuzskaita.
Pamatkrājumā vērts turēt vienkāršus un universālus produktus. Zilas vai melnas pildspalvas der vairumam biroju, A4 papīrs ir vajadzīgs gan dokumentiem, gan pierakstiem, bet mapes un kabatiņas palīdz uzturēt kārtību fiziskajos dokumentos. Ne vienmēr nepieciešams izvēlēties dārgāko variantu. Regulāri lietojamām precēm bieži svarīgāka ir pieejamība, vienāda kvalitāte un saprotama cena par vienību vai iepakojumu.
Papīrs un drukāšana
Papīra patēriņš jāvērtē pēc faktiskā drukas apjoma. Birojā, kur dokumentus glabā digitāli, pietiks ar nelielu rezervi. Grāmatvedībā, piegādē vai klientu apkalpošanā papīra krājumam jābūt lielākam. Tas pats attiecas uz printeru kasetnēm, uzlīmēm un etiķetēm.
Svarīgi ir nepirkt kasetnes vai uzlīmes tikai pēc nosaukuma. Pirms pasūtījuma pārbaudiet printera modeli, etiķešu izmēru un to, vai izvēlētais materiāls ir paredzēts konkrētajam darbam. Nepareizs izmērs vai nesaderīgs piederums rada lielākus zaudējumus nekā sākotnēji ietaupītā summa.
Dokumentu kārtība bez pārmērīgiem krājumiem
Mapes, failu kabatiņas, līmlentes un skavotāju skavas nav jāiepērk bez ierobežojuma. Ja uzņēmums lielāko daļu dokumentu glabā elektroniski, liels fizisko arhīva materiālu daudzums tikai aizņem vietu. Taču klientu līgumiem, preču pavaddokumentiem un iekšējai uzskaitei ir vērts nodrošināt vienotu sistēmu.
Izvēlieties dažus pamatizmērus un vienu vai divas krāsas, nevis daudz dažādus variantus. Tad krājumi ir vieglāk pārskatāmi, bet atkārtotu pasūtījumu var izveidot ātrāk.
Higiēnas preces ir darba vides pamats
Ziepes, tualetes papīrs, papīra dvieļi, atkritumu maisi un tīrīšanas līdzekļi nav tikai saimniecības jautājums. Tie ietekmē darbinieku pašsajūtu, klientu iespaidu un telpu ikdienas kārtību. Šīm precēm beigties nevajadzētu, īpaši vietās ar apmeklētājiem vai maiņu darbu.
Te svarīgi nepārspīlēt ar izvēli. Dažreiz ērtāk ir izmantot vienu universālu tīrīšanas līdzekli vairākām virsmām, nevis glabāt daudz specializētu pudelīšu. Taču sanitārajām telpām, virtuves zonai un stikla virsmām var būt vajadzīgi atšķirīgi līdzekļi. Izvēle ir atkarīga no telpu veida un tīrīšanas biežuma.
Papīra preces ir izdevīgāk vērtēt pēc iepakojuma daudzuma un patēriņa, nevis tikai pēc cenas. Liels iepakojums parasti ir praktisks birojam ar stabilu cilvēku plūsmu. Mazā birojā tas var aizņemt pārāk daudz vietas, īpaši, ja nav atsevišķas noliktavas.
Virtuves zona un viesu ērtības
Biroja virtuvē parasti vajadzīgas krūzes, glāzes, salvetes, vienreizlietojamie trauki, maisiņi atkritumiem un pamatlīdzekļi virsmu tīrīšanai. Ja uzņēmumā regulāri uzņem klientus vai partnerus, noder arī neliels viesu krājums: dzeramais ūdens, salvetes, papīra krūzes vai vienkārši galda piederumi.
Viesmīlības, īres un naktsmītņu uzņēmumos šī kategorija ir plašāka. Tur ikdienā vajadzīgi arī dvieļi, čības, kosmētikas piederumi, veļas maisi vai citi viesu lietošanai paredzēti produkti. Šādā gadījumā pasūtījumu ir vērts plānot pēc noslodzes, nevis tikai pēc kalendāra. Pirms aktīvās sezonas krājums jāpalielina, bet klusākā periodā nav vajadzības sasaldēt līdzekļus pārmērīgā daudzumā.
Kā noteikt pareizu pasūtījuma apjomu
Lētākā cena ne vienmēr nozīmē izdevīgāko pirkumu. Liels iepakojums var samazināt cenu par vienību, bet tas ir labs risinājums tikai tad, ja prece tiks izmantota pietiekami ātri un ir kur to glabāt. Papīram, maisiem un pildspalvām tas parasti nerada problēmas. Produktiem ar ierobežotu lietošanas laiku, specifiskam dizainam vai sezonas raksturam risks ir lielāks.
Vienkārša pieeja ir noteikt minimālo atlikumu. Piemēram, ja birojā mēnesī izlieto divus papīra dvieļu iepakojumus, pasūtījumu veic, kad palicis viens. Ja piegādei vajadzīgas vairākas dienas vai konkrētām precēm krājums mēdz mainīties, rezervei jābūt lielākai.
Uzņēmumiem ar regulāru patēriņu noder tabula ar preces nosaukumu, artikulu, pēdējo cenu, patēriņu mēnesī un minimālo daudzumu noliktavā. Nav nepieciešama sarežģīta programma. Galvenais, lai atbildīgais cilvēks redz, kas jāpasūta, pirms rodas trūkums.
Vienā pasūtījumā - mazāk laika administrācijai
Ja birojam vajag gan kancelejas preces, gan higiēnas materiālus, gan sīkas sadzīves lietas, vairāki mazi pirkumi rada papildu darbu. Jāsalīdzina cenas, jāveic vairāki pasūtījumi, jāgaida dažādas piegādes un jāapstrādā vairāk dokumentu. Plašs sortiments vienā vietā ļauj šo procesu saīsināt.
Lutini.lv sortiments ir piemērots situācijām, kad līdzās biroja pamatprecēm jāpapildina arī iepakojuma, mājas preču, dāvanu vai sezonas produktu krājumi. Pirms pasūtījuma ir lietderīgi pārbaudīt pieejamo daudzumu, preces artikulu un cenu ar PVN. Tas ir īpaši svarīgi tālākpārdevējiem un uzņēmumiem, kas iepērk vairākas vienādas pozīcijas.
Tomēr nevajag vienā pasūtījumā pievienot preces tikai tāpēc, ka tās ir lētas. Katrai pozīcijai jābūt skaidram pielietojumam. Pretējā gadījumā noliktavā uzkrājas nejauši pirkumi, kas pēc tam netiek izmantoti.
Regulāra pārbaude pasargā no steigas
Reizi mēnesī apskatiet ne tikai to, kas beidzas, bet arī to, kas stāv nelietots. Varbūt birojs vairs neizmanto konkrētas mapes, ir pārgājis uz citu printera modeli vai darbinieku skaits ir mainījies. Šādos gadījumos pamatkrājuma saraksts ir jāpielāgo.
Labs biroja krājums nav maksimāli pilns plaukts. Tas ir pietiekams daudzums pareizo preču, kas pieejams brīdī, kad tās vajadzīgas. Sāciet ar dažām biežāk lietotajām pozīcijām, nosakiet tām minimālo atlikumu un pēc pirmā mēneša koriģējiet daudzumus. Tā ikdienas pirkumi kļūst paredzami, bet birojs paliek gatavs darbam bez liekas steigas.
