Ja klients redz, ka prece ir pieejama, bet pēc pasūtījuma apstiprināšanas izrādās, ka tās noliktavā nav, zaudējums nav tikai viens darījums. Parasti seko papildu saziņa, pasūtījuma labošana, atmaksa vai aizvietošana ar citu preci. Tieši tāpēc preču atlikuma pārvaldība nav tikai noliktavas jautājums. Tā ietekmē pārdošanu, iepirkumu, klientu apkalpošanu un naudas plūsmu.
Plaša sortimenta tirdzniecībā tas ir īpaši aktuāli. Ja vienlaikus tiek tirgotas sezonas preces, dāvanu preces, mājas lietas, aksesuāri un ikdienas sīkpreces, kļūdu risks pieaug. Vienai daļai preču ir ātrs apgrozījums, citām - neregulārs pieprasījums. Bez skaidras sistēmas vienas pozīcijas pazūd no pieejamības tieši tad, kad tās vajag, bet citas stāv plauktā pārāk ilgi.
Kas praksē ir preču atlikuma pārvaldība
Preču atlikuma pārvaldība nozīmē precīzi zināt, cik vienību katrai precei ir pieejams, cik jau rezervēts pasūtījumos, cik drīz jāpapildina un kurām pozīcijām krājums kļūst par lieku slogu. Vienkāršāk sakot, tas ir darbs ar faktiskajiem atlikumiem, kustību un pieprasījumu, lai preces būtu pieejamas īstajā laikā un saprātīgā apjomā.
Svarīgi saprast, ka mērķis nav turēt maksimāli daudz preču. Mērķis ir turēt pareizo daudzumu. Par mazs atlikums rada iztrūkumus un neizpildītus pasūtījumus. Par liels atlikums iesaldē naudu, aizņem vietu un palielina risku, ka daļa sortimenta kļūs mazāk pieprasīta, sezonāli novecos vai būs jāpārdod ar atlaidi.
Tieši šeit daudzi uzņēmumi kļūdās. Viņi skatās uz atlikumu kā uz drošību, nevis kā uz izmaksu pozīciju. Noliktavā stāvoša prece nav tikai aktīvs. Tā ir arī izmaksas - telpa, uzskaite, darbinieku laiks un lēnāks kapitāla aprites cikls.
Kāpēc atlikumu kļūdas maksā dārgi
Visredzamākā problēma ir iztrūkums. Ja klientam vajadzīgā prece nav pieejama, viņš bieži nepagaida. Viņš pasūta citur. Vairumtirdzniecībā tas nozīmē zaudētu apjomu, bet mazumtirdzniecībā - zaudētu uzticību. Ja tas atkārtojas, klients vairs nepaļaujas uz redzamo pieejamību.
Otrs risks ir pārāk liels uzkrājums. Tas bieži rodas tad, ja iepirkums balstās tikai uz pieņēmumiem vai iepriekšējo periodu sajūtu. Piemēram, ja kāda sezonas prece vienu gadu tirgojās labi, nav garantijas, ka tā atkārtosies tādā pašā apjomā. Lētā sortimentā šis risks bieži tiek novērtēts par zemu, jo vienas vienības cena šķiet maza. Taču simtos vai tūkstošos vienību kļūda kļūst ļoti dārga.
Trešais zaudējumu avots ir neprecīzi dati. Ja sistēmā ir viens skaits, bet plauktā cits, problēma skar visu procesu. Pārdošana sola pieejamību, iepirkums nepasūta laikā, noliktava meklē preci, kuras tur nav. Rezultātā uzņēmums zaudē gan laiku, gan uzticamību.
Kā saprast, vai atlikumi tiek vadīti pareizi
Ja atlikumu pārvaldība strādā, to parasti var redzēt bez sarežģītas analītikas. Pieprasītākās preces reti izkrīt no pieejamības. Lēnākas pozīcijas neuzkrājas nekontrolēti. Pasūtījumu komplektēšana notiek bez regulāras preču meklēšanas un labošanas. Arī iepirkuma lēmumi kļūst mierīgāki, jo tie balstās datos, nevis steigā.
Savukārt problēmas parasti atkārtojas pēc viena scenārija. Vienas un tās pašas preces visu laiku beidzas. Noliktavā uzkrājas pozīcijas, kuras neviens ilgi nepērk. Inventarizācijā atklājas starpības. Pasūtījumi jāpielāgo pēc to apstiprināšanas. Tas nozīmē, ka nav pietiekamas kontroles pār kustību vai arī preču sortiments nav sadalīts pēc prioritātes.
Ne visas preces jāvada vienādi. Ātri rotējošām precēm vajag biežāku kontroli un skaidri noteiktu minimālo atlikumu. Lēnākām pozīcijām bieži pietiek ar piesardzīgāku iepirkumu un retāku papildināšanu. Dārgākām vienībām kļūdu cena ir augstāka, savukārt lētām impulsu precēm lielāks risks ir nepamanīts uzkrājums.
Preču atlikuma pārvaldība sākas ar sortimenta sadalīšanu
Praktiskākais solis nav uzreiz pirkt jaunu sistēmu vai pārtaisīt visu noliktavu. Sākumā jāsadala sortiments grupās. Viena grupa ir preces ar stabilu un regulāru pieprasījumu. Otrā ir sezonas un akciju preces. Trešā - lēni kustīgas pozīcijas ar neregulāru pārdošanu. Ceturtā - jaunumi, kuru pieprasījums vēl nav skaidrs.
Šāds sadalījums palīdz pieņemt atšķirīgus lēmumus. Stabilām precēm ir vērts uzturēt drošības atlikumu. Sezonas precēm svarīgākais ir pareizs iepirkuma laiks. Lēni kustīgām pozīcijām vajag stingrāku kontroli, lai tās neuzkrātos. Jaunumiem sākotnēji nav jēgas veidot pārāk lielu krājumu, kamēr nav redzams reālais noiets.
Tieši šajā punktā daudzi tirgotāji ietaupa visvairāk. Nevis ar zemāku iepirkuma cenu, bet ar precīzāku apjoma plānošanu. Ja prece ir lēta, tas vēl nenozīmē, ka to var droši ņemt lielā daudzumā. Plašā katalogā šādas mazas kļūdas summējas ļoti ātri.
Dati, kuriem jābūt redzamiem katru dienu
Lai preču atlikuma pārvaldība dotu rezultātu, nepietiek tikai ar kopējo vienību skaitu. Ikdienā jāredz vismaz četras lietas - faktiskais atlikums, rezervētais daudzums, pārdošanas temps un papildināšanas termiņš. Ja kaut viena no šīm daļām nav skaidra, lēmumi kļūst minējumu līmenī.
Piemēram, sistēmā var būt 100 vienības, bet 40 no tām jau rezervētas atvērtos pasūtījumos. Ja iepirkums redz tikai kopējo atlikumu, viņš secina, ka viss ir kārtībā. Patiesībā brīvi pieejamais daudzums ir ievērojami mazāks. Tā rodas situācija, kurā prece it kā ir, bet faktiski tās vairs nepietiek.
Ne mazāk svarīgs ir papildināšanas laiks. Ja piegādātājs piegādā trīs dienās, minimālais atlikums var būt zemāks. Ja piegāde prasa divas vai trīs nedēļas, drošības rezervei jābūt lielākai. Te nav universālas formulas, jo viss atkarīgs no pieprasījuma svārstībām un piegādes regularitātes.
Noliktavas kārtība ir daļa no pārvaldības, nevis atsevišķs darbs
Daļa uzņēmumu mēģina risināt atlikumu problēmas tikai sistēmā, lai gan iemesls bieži ir fiziskajā noliktavā. Ja preces nav marķētas vienoti, ja vienai pozīcijai ir vairāki uzglabāšanas punkti bez skaidras kārtības vai ja līdzīgas preces viegli sajaukt, starpības būs neizbēgamas.
Vienkārša loģika strādā labāk nekā sarežģīti noteikumi, kurus neviens ikdienā neievēro. Skaidri preču kodi, noteiktas plauktu vietas un regulāra kustīgāko pozīciju pārbaude bieži dod lielāku efektu nekā reta pilna inventarizācija. Jo ātrāk kļūda tiek pamanīta, jo mazāk tā ietekmē pasūtījumus.
Plaša sortimenta uzņēmumiem īpaši noder cikliskā inventarizācija. Tas nozīmē, ka netiek gaidīts gada beigu skaitīšanas brīdis. Tā vietā regulāri pārbauda svarīgākās un ātrāk kustīgās pozīcijas. Tādā veidā starpības tiek noķertas agrāk, un datu kvalitāte saglabājas augstāka.
Kad automatizācija palīdz un kad tā nepalīdz
Automatizācija ir noderīga, ja procesi jau ir saprotami. Tā palīdz ātrāk redzēt minimālos atlikumus, pārdošanas tempu, rezervācijas un atkārtota pasūtījuma brīdi. Piemēram, ja katalogā redzami aktuālie krājumi un preces tiek sinhronizētas ar pasūtījumu plūsmu, kļūdu kļūst mazāk un klientam pieejamība ir saprotamāka.
Tomēr sistēma pati par sevi neizlabo nesakārtotu sortimentu vai haotisku noliktavu. Ja preces tiek ieliktas nepareizā vietā vai kustība netiek korekti reģistrēta, arī laba programma rādīs kļūdainu informāciju. Tāpēc pareizā secība ir šāda: vispirms skaidri noteikumi, pēc tam automatizācija.
Praktiskā vidē labi strādā pieeja, kur redzama aktuālā pieejamība, preces kods, cena un pasūtījuma statuss vienā plūsmā. Tieši tas samazina lieku saziņu un paātrina lēmumu pieņemšanu. Šādu pieeju īpaši novērtē pircēji, kuri pasūta daudz dažādu pozīciju vienā reizē, kā tas bieži notiek arī Lutini.lv tipa katalogā.
Ko darīt, ja sortiments ir plašs un budžets ierobežots
Šajā situācijā nav jāmēģina perfekti pārvaldīt visu vienādā līmenī. Gudrāk ir sākt ar precēm, kurām ir lielākā ietekme uz apgrozījumu un klientu pasūtījumu izpildi. Tās ir pozīcijas, kuras pērk regulāri, kurām ir stabils pieprasījums vai kuras bieži pasūta komplektā ar citām precēm.
Ja budžets ir ierobežots, mazāk svarīgām pozīcijām var izmantot konservatīvāku pieeju - mazāku sākuma atlikumu, biežāku novērtēšanu un skaidru robežu, kad prece jāizņem no aktīvā iepirkuma. Tas nav ideāls risinājums visos gadījumos, bet tas palīdz neiesaldēt pārāk daudz naudas lēni kustīgā sortimentā.
Vēl viens praktisks solis ir regulāri pārskatīt preces, kurām ilgstoši nav kustības. Daļa no tām jāpārceno, daļa jāsaliek akciju piedāvājumos, bet daļa vienkārši vairs nav jāpapildina. Atstāt šādas pozīcijas noliktavā bez lēmuma nozīmē pieņemt klusos zaudējumus.
Laba atlikumu pārvaldība nav sarežģītākais process uzņēmumā, taču tā prasa disciplīnu. Ja ir skaidri dati, saprotams sortimenta sadalījums un regulāra kontrole, pasūtījumi izpildās precīzāk, iepirkumi kļūst pamatotāki un nauda mazāk iestrēgst plauktos. Sākt vērts nevis ar visu uzreiz, bet ar precēm, kuras kļūdas izjūt visātrāk - tur rezultāts parasti parādās arī visātrāk.
