Skrivaren stannar precis före fakturautskriften, pennor försvinner snabbare än de köps, men köksrullar tar slut i köket. Sådana situationer uppstår vanligtvis inte för att kontoret saknar en stor budget. De uppstår när vardagliga varor för kontoret endast köps när något redan är slut.
Ett praktiskt organiserat kontor kräver inte komplicerade system. Det räcker att förstå vilka varor som används dagligen, vilka som behövs under vissa perioder och vilka som är värda att hålla i små lager. Det gör att du kan undvika brådskande inköp, onödiga körningar och dyrare val.
Vardagliga kontorsvaror börjar med verklig förbrukning
Det första steget är inte en lång inköpslista, utan en kort översikt över vad som faktiskt används på ditt kontor. Ett fem-personersteam kommer att behöva andra lagerbehållningar än en kundservicepunkt, ett lagerkontor eller ett gäststuga. Även arbetsvanorna skiljer sig åt: på ett ställe skriver man ut många dokument, på ett annat är paketeringens viktigt, toalettfaciliteter eller kaffezonen.
Granska tidigare två eller tre månaders inköp. Det visar snabbt vilka poster som måste beställas regelbundet. Om samma vara söks varje vecka bör den vara på din permanenta grundlagerlista. Däremot är säsongdekorationer, presentpåsar eller särskilda kontorsartiklar inte värda att ha i stora mängder hela året.
Kontorshuvudkraven kan vanligtvis delas in i fyra grupper:
- skrivartillbehör och dokumenttillbehör;
- utskrifts-, märknings- och försändelsematerial;
- hygien- och städprodukter;
- köks-, pausrum- och gästvårdsprodukter.
Denna indelning hjälper till att göra beställningar snabbare. Det är särskilt användbart i företag där kontorsadministratören har andra arbetsuppgifter vid sidan av detta.
Kontorsartiklar som tar slut omärkligt
Pennor, anteckningsblock, notislappar, mappar och papper betraktas ofta som småsaker. Men det är just dessa varor som oftast påverkar arbetsdagens rytm. Om anställda måste leta efter en markör för en lageretikett eller ett kuvert för ett viktigt försändelse, spenderas tid som vanligtvis inte räknas.
Det är värt att ha enkla och universella produkter i baslagret. Blå eller svarta pennor är lämpliga för de flesta kontor, A4-papper behövs både för dokument och anteckningar, och mappar och portföljer hjälper till att upprätthålla ordning i fysiska dokument. Det är inte alltid nödvändigt att välja det dyraste alternativet. För regelbundet använda varor är tillgänglighet, konsekvent kvalitet och ett förståeligt pris per enhet eller förpackning ofta viktigare.
Papper och utskrift
Pappersförbrukningen bör bedömas enligt den faktiska utskriftsmängden. På ett kontor där dokument lagras digitalt räcker ett litet lager. Inom bokföring, leverans eller kundservice bör papperslagerbeståndet vara större. Det gäller även skrivarkassetter, klistermärken och etiketter.
Det är viktigt att inte köpa kassetter eller klistermärken endast efter namn. Innan du beställer kontrollerar du skrivarmallen, etikettens storlek och huruvida det valda materialet är avsett för det specifika arbetet. Fel storlek eller inkompatibelt tillbehör skapar större förluster än den ursprungliga besparingen.
Dokumentordning utan överdriven lagring
Mappar, filövertygssidor, tejp och häftningsklammrar behöver inte köpas utan begränsning. Om företaget lagrar huvuddelen av dokumenten elektroniskt tar ett stort arkivmaterial bara upp plats. Men för kundavtal, varuleveransdokument och intern redovisning är det värt att säkerställa ett enhetligt system.
Välj några grundstorlekar och en eller två färger i stället för många olika varianter. Då är lagret lättare att granska, men upprepade beställningar kan göras snabbare.
Hygienartiklar är grunden för arbetsmiljön
Tvål, toalettpapper, pappershanddukar, skräppåsar och rengöringsmedel är inte bara en praktisk fråga. De påverkar de anställdas välmående, klienternas intryck och daglig ordning i lokalerna. Dessa varor bör inte ta slut, särskilt på platser med besökare eller skiftarbete.
Här är det viktigt att inte överdriva med val. Ibland är det bekvämare att använda ett universellt rengöringsmedel för flera ytor än att förvara många specialiserade flaskor. Men toalettfaciliteter, kökszon och glasytor kan behöva olika medel. Valet beror på lokaltypens typ och rengöringens frekvens.
Pappersvaror är lämpligare att bedöma utifrån förpackningsstorlek och förbrukning, snarare än bara pris. En stor förpackning är vanligtvis praktisk för ett kontor med ett stabilt personflöde. På ett mindre kontor kan det ta upp för mycket plats, särskilt om det inte finns ett separat lager.
Kökszon och gästbekvämligheter
På ett kontorskök behövs vanligtvis muggar, glas, servetter, engångsartiklar, skräpåsar och basmaterial för rengöring av ytor. Om företaget regelbundet tar emot kunder eller partners är ett litet gästlager också användbart: dricksvatten, servetter, pappersmugg eller enkelt bordstillbehör.
Inom hotell-, hyres- och övernattningsföretag är denna kategori bredare. Där behövs dagligen även handdukar, tofflor, kosmetikartiklar, tvättväskor eller andra produkter avsedda för gästernas användning. I ett sådant fall är det värt att planera beställningar efter beläggning, inte bara efter kalendern. Före högsäsongen måste lagret ökas, men under lugnarare perioder behövs det inte binda kapital i överdrivna mängder.
Hur man bestämmer rätt beställningsvolym
Det lägsta priset betyder inte alltid det mest lönsamma köpet. En stor förpackning kan sänka priset per enhet, men det är en bra lösning endast om produkten kommer att användas tillräckligt snabbt och det finns plats att lagra den. För papper, påsar och pennor brukar detta inte orsaka problem. För produkter med begränsad hållbarhetstid, speciell design eller säsongsprägel är risken större.
En enkel metod är att bestämma minimalt återstockningslager. Till exempel, om kontoret använder två förpackningar pappershanddukar per månad, görs en beställning när en återstår. Om leveransen tar flera dagar eller lagernivåerna för vissa artiklar varierar, bör reserven vara större.
För företag med regelbunden förbrukning är en tabell med produktnamn, artikelnummer, senaste pris, månadlig förbrukning och minimalt lagerantal användbar. En komplicerad programvara behövs inte. Det viktiga är att ansvarig person ser vad som måste beställas innan det uppstår brist.
En beställning - mindre tid för administration
Om kontoret behöver kontorsmaterial, hygienprodukter och små hushållsartiklar skapar flera små inköp extra arbete. Priserna måste jämföras, flera beställningar måste göras, olika leveranser måste väntas och fler dokument måste behandlas. Ett brett sortiment på ett ställe gör det möjligt att förkorta denna process.
Lutini.lv sortiment är lämpligt för situationer när du tillsammans med kontorets huvudsakliga varor behöver fylla på förpackningar, hushållsvaror, presenter eller säsongsprodukter. Före beställning är det praktiskt att kontrollera tillgänglig mängd, produktartikelnummer och pris med moms. Detta är särskilt viktigt för återförsäljare och företag som köper in flera identiska poster.
Men lägg inte till produkter i en beställning bara för att de är billiga. Varje position bör ha ett tydligt användningsändamål. Annars ackumuleras slumpmässiga inköp på lagret som sedan inte används.
Regelbunden kontroll skyddar mot brådska
En gång per månad granskar du inte bara vad som tar slut, utan även vad som står oanvänt. Kanske använder kontoret inte längre specifika mappar, har övergått till en annan skrivaremodell eller arbetsstyrkan har ändrats. I sådana fall måste listan över grundlager anpassas.
Ett bra kontorslager är inte en maximalt fullpackad hylla. Det är en tillräcklig mängd rätta varor, tillgänglig när de behövs. Börja med några regelbundet använda poster, bestäm ett minimalt lagernivå för dem och efter den första månaden justerar du mängderna. På så sätt blir dagliga inköp förutsägbara och kontoret förblir redo för arbete utan onödig brådska.
